Czy Biura Rachunkowe podlegają ustawie AML/CFT? Obowiązki, raportowanie i szkolenia w praktyce

Biura rachunkowe i księgowe od lat znajdują się w centrum uwagi ustawodawcy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawa AML/CFT nakłada na nie szereg obowiązków, które obejmują nie tylko analizę ryzyka czy stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, ale również raportowanie do GIIF oraz obowiązek szkoleń.

W praktyce wiele biur rachunkowych — zwłaszcza tych współpracujących z księgowymi na B2B — zastanawia się, czy rzeczywiście podlegają ustawie AML/CFT, kiedy powstają obowiązki raportowe i kogo muszą szkolić.

Poniżej znajdziesz kompleksowe wyjaśnienie wszystkich tych kwestii.

Czy biura rachunkowe podlegają ustawie AML?

Tak.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 15 a, 17 ustawy AML/CFT, biura rachunkowe, księgowi oraz podmioty świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych są instytucjami obowiązanymi.

Oznacza to, że:

  • niezależnie od formy prawnej (JDG, spółka z o.o., spółka jawna),
  • niezależnie od wielkości biura,
  • niezależnie od liczby klientów,

biuro rachunkowe musi stosować przepisy AML/CFT.

To jeden z najbardziej jednoznacznych i najszerzej interpretowanych obowiązków w ustawie.

Kiedy biuro rachunkowe podlega obowiązkom AML/CFT?

Obowiązki AML/CFT powstają z chwilą rozpoczęcia świadczenia usług księgowych, czyli:

  • prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów,
  • prowadzenia ewidencji podatkowych,
  • sporządzania deklaracji podatkowych,
  • obsługi kadrowopłacowej (jeśli jest elementem szerszej usługi księgowej).

Nie ma znaczenia:

  • czy klient jest osobą fizyczną czy przedsiębiorcą,
  • czy biuro obsługuje małe czy duże podmioty,
  • czy biuro działa lokalnie czy online.

Każde biuro rachunkowe automatycznie staje się instytucją obowiązaną.

Czy biura rachunkowe muszą raportować transakcje powyżej 15 000 euro?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań — i odpowiedź jest kluczowa.

Nie — biura rachunkowe nie mają obowiązku raportowania transakcji powyżej 15 000 euro (warto tutaj również zajrzeć do Komunikatu GIIF nr 11).

Obowiązek raportowania tzw. transakcji ponadprogowych (TPP) dotyczy m.in.:

  • banków,
  • instytucji płatniczych,
  • SKOKów,
  • kantorów,
  • podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług finansowych.

Biura rachunkowe nie są zobowiązane do raportowania transakcji powyżej 15 000 euro.

Skąd więc wątpliwości?

Wynikają one z faktu, że biura rachunkowe:

  • mają dostęp do danych finansowych klientów,
  • widzą transakcje w dokumentach,
  • analizują przepływy finansowe.

Jednak nie są stroną transakcji, dlatego nie raportują TPP.

Kiedy biura rachunkowe muszą raportować do GIIF?

Biura rachunkowe mają obowiązek raportowania transakcji podejrzanych (SAR).

SAR — Suspicious Activity Report

Biuro rachunkowe musi zgłosić do GIIF każdą sytuację, która może wskazywać na:

  • pranie pieniędzy,
  • finansowanie terroryzmu,
  • próbę ukrycia pochodzenia środków,
  • działania niezgodne z profilem klienta,
  • transakcje bez uzasadnienia ekonomicznego.

Nie ma tu żadnego progu kwotowego.
Nawet transakcja na 500 zł może być podejrzana.

Przykłady sytuacji wymagających zgłoszenia:

  • klient nagle zaczyna generować duże przepływy bez uzasadnienia,
  • klient odmawia podania informacji o źródle środków,
  • klient wykonuje transakcje niezgodne z profilem działalności,
  • klient próbuje obejść procedury AML/CFT,
  • klient naciska na brak dokumentacji.

Biuro rachunkowe nie ocenia legalności transakcji, ale musi zgłosić podejrzenie, jeśli zachowanie klienta budzi wątpliwości.

Jakie obowiązki szkoleniowe mają biura rachunkowe?

Art. 52 ustawy AML nakłada na biura rachunkowe obowiązek zapewnienia udziału w szkoleniach wszystkich osób wykonujących obowiązki AML/CFT.

Kogo trzeba szkolić?

  • pracowników na umowie o pracę,
  • osoby na umowach zlecenia,
  • współpracowników B2B,
  • podwykonawców wykonujących czynności AML,
  • osoby zastępujące pracowników AML.

Forma zatrudnienia nie ma znaczenia — liczy się zakres obowiązków.

Kiedy szkolenie musi być przeprowadzone?

  • przed rozpoczęciem wykonywania czynności AML/CFT,
  • co najmniej raz na 2 lata,
  • po każdej istotnej zmianie przepisów AML/CFT.

Czy biuro musi szkolić księgowego B2B, który sam odbył szkolenie?

  • Nie — jeśli szkolenie jest aktualne (nie starsze niż 2 lata).
  • Tak — biuro musi przeprowadzić szkolenie uzupełniające dotyczące specyfiki biura.

Co musi obejmować szkolenie?

  • identyfikację i weryfikację klienta,
  • analizę ryzyka,
  • środki bezpieczeństwa finansowego,
  • zasady raportowania SAR,
  • procedury wewnętrzne biura,
  • ochronę danych osobowych.

Komunikat GIIF nr 92 jednoznacznie potwierdza, że obowiązek szkoleniowy dotyczy wszystkich osób wykonujących obowiązki AML/CFT, niezależnie od formy współpracy.

Podsumowanie — najważniejsze obowiązki biur rachunkowych w zakresie AML/CFT

  1. Czy biura rachunkowe podlegają ustawie AML/CFT?
    Tak — bez wyjątków.
  2. Kiedy powstaje obowiązek AML/CFT?
    Z chwilą rozpoczęcia świadczenia usług księgowych.
  3. Czy biura rachunkowe muszą raportować transakcje powyżej 15 000 euro?
    Nie — ten obowiązek ich nie dotyczy.
  4. Kiedy muszą raportować do GIIF?
    Zawsze, gdy wystąpi transakcja podejrzana (SAR) — bez względu na kwotę.
  5. Jakie obowiązki szkoleniowe mają biura rachunkowe?
    Muszą szkolić wszystkie osoby wykonujące obowiązki AML/CFT, w tym współpracowników B2B.
  6. Czy szkolenie B2B można uznać?
    Tak — jeśli jest aktualne, ale biuro musi przeprowadzić szkolenie uzupełniające.