Jak stosować środki bezpieczeństwa finansowego? Praktyczny przewodnik dla
instytucji obowiązanych

W pracy instytucji obowiązanych — zwłaszcza banków, instytucji finansowych i podmiotów świadczących usługi płatnicze — często pojawia się pytanie, jak prawidłowo stosować środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF) wobec jednostek samorządu terytorialnego.

Sytuacja jest szczególna, ponieważ gmina jako jednostka sektora finansów publicznych jest klientem o obniżonym ryzyku, co pozwala stosować uproszczone ŚBF.
Jednocześnie wójt, który reprezentuje gminę, jest PEP, czyli osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, co wymaga stosowania wzmożonych ŚBF. Jak pogodzić te dwa statusy?

Czy uproszczone ŚBF wobec gminy mogą być stosowane, jeśli jej wójt jest PEP?
Czy skarbnik lub sekretarz gminy również są PEP albo bliskimi współpracownikami PEP?
Poniżej przedstawiamy praktyczne, zgodne z ustawą AML/CFT wyjaśnienia.

Gmina jako klient o obniżonym ryzyku — kiedy stosuje się uproszczone ŚBF?

Art. 42 ustawy AML pozwala instytucjom obowiązanym stosować uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego, jeśli ocena ryzyka potwierdza niższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ustawa wskazuje wprost, że niższe ryzyko może wynikać z faktu, że klientem jest:

  • jednostka sektora finansów publicznych (np. gmina),-
  • przedsiębiorstwo państwowe,
  • spółka z większościowym udziałem Skarbu Państwa lub jednostek samorządu
    terytorialnego.

Oznacza to, że gmina jako klient banku lub innej instytucji obowiązanej może być objęta uproszczonymi ŚBF, o ile:

  • nie ma podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
  • dokumentacja jest kompletna i wiarygodna,
  • nie występują przesłanki z art. 35 ustawy AML (podejrzenia lub wątpliwości co
    do danych).

W praktyce oznacza to mniej formalności i uproszczony monitoring.

Wójt jako PEP — obowiązek stosowania wzmożonych ŚBF

Zgodnie z ustawą AML oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z 27 lipca 2021 r., wójt, burmistrz, prezydent miasta oraz ich zastępcy są osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne (PEP).

Status PEP oznacza, że instytucja obowiązana musi stosować wobec takiej osoby wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego, w tym:

  • pogłębioną analizę transakcji,
  • dodatkowe środki weryfikacji,
  • częstszy monitoring,
  • zwiększoną czujność wobec transakcji podpisywanych przez PEP.

Celem ustawodawcy było ograniczenie ryzyka korupcji, nadużyć i wpływów zewnętrznych wobec osób zarządzających środkami publicznymi.

Czy status PEP wójta podwyższa ryzyko całej gminy?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań — odpowiedź jest jednoznaczna:

Nie. Status PEP wójta nie podwyższa automatycznie ryzyka całej gminy.

Gmina jako jednostka sektora finansów publicznych nadal pozostaje klientem o obniżonym ryzyku.

Jednak status PEP osoby reprezentującej gminę powoduje, że:

  • transakcje podpisywane przez wójta lub jego zastępcę wymagają
    większej uwagi,
  • instytucja obowiązana powinna zachować szczególną czujność,
  • monitoring transakcji powinien być bardziej szczegółowy.

W praktyce oznacza to rozdzielenie:

  • ryzyka podmiotu (gmina) — niskie,
  • ryzyka osoby reprezentującej (wójt jako PEP) — podwyższone.

Instytucja obowiązana powinna więc stosować uproszczone ŚBF wobec gminy, ale wzmożone ŚBF wobec wójta jako osoby reprezentującej.

Czy skarbnik lub sekretarz gminy są PEP?
Nie.

Ani ustawa AML/CFT, ani Rozporządzenie nie wymieniają skarbnika ani sekretarza gminy jako osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Oznacza to, że:

  • skarbnik nie jest PEP,
  • sekretarz nie jest PEP,
  • nie stosuje się wobec nich wzmożonych ŚBF z tego tytułu.

Czy skarbnik lub sekretarz mogą być bliskimi współpracownikami PEP?

Teoretycznie — tak.
Praktycznie — bardzo rzadko.
Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 12 ustawy AML bliskim współpracownikiem PEP jest osoba, która:

  • jest beneficjentem rzeczywistym podmiotu wspólnie z PEP,
  • utrzymuje z PEP bliskie relacje gospodarcze,
  • czerpie korzyści z podmiotów utworzonych dla PEP.

Sama relacja zawodowa NIE wystarcza.
Skarbnik i sekretarz gminy nie powinni być automatycznie klasyfikowani jako bliscy współpracownicy PEP, ponieważ:

  • relacja służbowa nie jest relacją gospodarczą,
  • brak jest wspólnych korzyści finansowych,
  • brak jest wspólnych przedsięwzięć biznesowych.

Instytucja obowiązana powinna jednak:

  • udokumentować proces ustalania beneficjentów rzeczywistych,
  • przeprowadzić analizę źródeł jawnych,
  • w razie potrzeby pozyskać oświadczenia od klienta (gminy).

To ważne, bo ustawodawca wymaga od instytucji obowiązanych należytej staranności, ale nie nakazuje automatycznego przypisywania statusu PEP lub bliskiego współpracownika.

Jak instytucja obowiązana powinna traktować gminę, wójta i pracowników gminy?

  1. Gmina
  • klient o obniżonym ryzyku,
  • stosuje się uproszczone ŚBF,
  • o ile nie ma podejrzeń prania pieniędzy lub braków w dokumentacji.

2. Wójt (lub zastępca wójta)

  • osoba PEP,
  • stosuje się wzmożone ŚBF,
  • transakcje podpisywane przez PEP wymagają szczególnego monitoringu.

3. Skarbnik i sekretarz gminy

  • nie są PEP,
  • nie są automatycznie bliskimi współpracownikami PEP,
  • wymagają standardowych ŚBF, chyba że analiza wykaże dodatkowe powiązania gospodarcze z PEP.

Wytyczne praktyczne dla zespołów AML

Na podstawie powyższej analizy instytucje obowiązane powinny stosować następujące zasady:

  1. Gmina = uproszczone ŚBF
    Gmina jako jednostka sektora finansów publicznych jest klientem niskiego ryzyka.
  2. Wójt = wzmożone ŚBF
    Wójt, zastępca wójta, burmistrz, prezydent miasta — wszyscy wymienieni w Rozporządzeniu — są PEP.
  3. Transakcje gminy podpisywane przez PEP wymagają szczególnego monitoringu
    Nie zmienia to statusu gminy, ale podwyższa ryzyko transakcji.
  4. Skarbnik i sekretarz nie są PEP
    Nie stosuje się wobec nich wzmożonych ŚBF, chyba że istnieją dodatkowe powiązania gospodarcze z PEP.
  5. W razie wątpliwości instytucja obowiązana może pozyskać oświadczenia od klienta – dotyczy to zarówno gminy, jak i innych jednostek samorządu terytorialnego.

Podsumowanie

Gmina jako klient instytucji obowiązanej pozostaje podmiotem o obniżonym ryzyku, co pozwala stosować uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego. Jednak wójt — jako osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne — podlega wzmożonym ŚBF, co wymaga od instytucji obowiązanej większej czujności przy transakcjach, w których występuje jako reprezentant gminy.

Skarbnik i sekretarz gminy nie są PEP i nie powinni być automatycznie traktowani jako bliscy współpracownicy PEP, chyba że analiza wykaże dodatkowe powiązania gospodarcze lub finansowe.
Takie rozróżnienie pozwala instytucjom obowiązanym prawidłowo zarządzać ryzykiem, zgodnie z celem ustawy AML/CFT — ochroną systemu finansowego przed nadużyciami i korupcją.